Terinzagelegging stukken voorafgaand aan horen

Een deugdelijke voorbereiding van de hoorzitting verlangt dat belanghebbenden nog voordien schriftelijke stukken kunnen indienen en dat alle stukken die op de zaak betrekking hebben voor die zitting ter inzage worden gelegd. Het inzagerecht wordt door de wetgever als een fundamentele waarborg gezien voor het goed verlopen van een bezwaarschriftprocedure. Het inzagerecht heeft niet alleen betekenis voor de indiener van het bezwaarschrift, maar ook voor eventuele derden-belanghebbenden.

Belanghebbenden kunnen overigens tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen van de stukken. het is aan het bestuursorgaan om de afschriften eventueel gratis te verstrekken.

Van de plicht om de stukken ter inzage te leggen, kan met toestemming van de belanghebbenden worden afgezien. Het niet door het bestuursorgaan ter inzage leggen van op de zaak betrekking hebbende stukken, hoeft in ieder geval niet steeds tot een vernietiging van het besluit te leiden. In een zaak waarin door de belanghebbende niet was gesteld en ook niet was gebleken dat door het niet ter inzage leggen deze persoon was benadeeld, mocht de rechtbank de beslissing op bezwaar in stand laten.

Recht om nadere stukken in te dienen

Niet slechts de indiener van een bezwaarschrift, maar ook andere belanghebbenden kunnen voorafgaand aan de hoorzitting nadere stukken indienen. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is namelijk bepaald, dat tot tien dagen vóór het horen belanghebbenden nog nadere stukken indienen kunnen indienen. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt niet aangegeven wat het gevolg is als de termijn van tien dagen niet in acht wordt genomen en dus in minder dan tien dagen voorafgaand aan de hoorzitting nadere stukken worden ingediend.

In de memorie van toelichting is voor het geval dat stukken op een kortere termijn dan tien dagen worden ingediend, bepaald dat het bestuursorgaan dan uitmaakt wat een goede procesorde vereist zodat niet het procesbelang wordt geschaad. Derden-belanghebbenden moeten namelijk nog wel een mogelijkheid hebben om op de nader ingediende stukken te reageren.

Oproeping hoorzitting door bestuursorgaan

Het bestuursorgaan organiseert de hoorzitting en stelt daarbij de plaats, datum en het tijdstip vast. De oproep dient niet alleen naar de indiener van het bezwaarschrift te worden verzonden, maar ook naar eventuele derden-belanghebbenden in zoverre dezen bij het bestuursorgaan bekend zijn. Bij de oproep voor de hoorzitting moet worden medegedeeld dat nog tot tien dagen voor de hoorzitting nadere stukken kunnen worden ingediend en dat voor belanghebbenden de mogelijkheid bestaat om stukken in te zien. Bij de oproeping voor het horen dient het bestuursorgaan dan ook aan belanghebbenden (mede) kenbaar te maken waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen.

Geheimhouding stukken in bezwaarprocedure

In de bezwaarprocedure moet het mogelijk zijn om bepaalde stukken van de verplichting tot terinzagelegging uit te sluiten. Het  bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het ter inzage leggen achterwege  voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden, aldus de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Van een dergelijke toepassing moet  mededeling worden gedaan. Gewichtige redenen zijn in ieder geval niet aanwezig voor zover ingevolge de “Wet openbaarheid van bestuur” de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze stukken, in te willigen.

Hiermee wordt bedoeld dat voor de weigering van inzage een sterkere grond aanwezig moet zijn dan de redenen waarom krachtens de “Wet openbaarheid van bestuur” een verzoek om informatie kan worden geweigerd. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat medische of psychiatrische rapporten informatie bevatten die voor de belanghebbende waarom het gaat, dusdanige informatie bevat dat de tussenkomst van een gemachtigde die advocaat of arts is, dan dienstig kan zijn. Deze kan de belanghebbende rustig en verantwoord informeren over de inhoud van de betreffende stukken en de importantie daarvan.