Verkeer tussen bestuursorgaan en burger geregeld in Awb

Hoe het “verkeer” tussen enerzijds een bestuursorgaan en anderzijds de burger plaats dient te vinden, is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Bijstand of vertegenwoordiging

Volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan een ieder zich laten bijstaan of doen vertegenwoordigen door een gemachtigde in het verkeer met een bestuursorgaan ter behartiging van zijn of haar belangen. Van een gemachtigde kan een bestuursorgaan wel verlangen dat er een machtiging wordt overlegd. Indien tegen een bepaald persoon ernstige bezwaren bestaan, dan kan een bestuursorgaan de bijstand of de vertegenwoordiging weigeren. Zowel de belanghebbende als de bijstandsverlener of vertegenwoordiger dient in dat geval onverwijld schriftelijk in kennis te worden gesteld. Overigens geldt een dergelijke weigering niet ten aanzien van advocaten.

Doorzenden geschriften naar bevoegd bestuursorgaan

Het komt regelmatig voor dat bepaalde documenten per abuis naar een bestuursorgaan worden verzonden en dat het geadresseerde bestuursorgaan niet bevoegd is om deze documenten te behandelen. Indien daarvan sprake is, dan zendt het (onbevoegde) bestuursorgaan deze documenten onverwijld door naar een daartoe wel bevoegd bestuursorgaan. Tegelijkertijd dient het (onbevoegde) bestuursorgaan de afzender van de desbetreffende documenten mee te delen dat deze doorgezonden zijn naar een ander bestuursorgaan dat wel bevoegd is om de zaak in behandeling te nemen. Indien een (onbevoegd) bestuursorgaan documenten ontvangt die niet worden doorgezonden, dan worden deze zo spoedig als mogelijk retour gezonden aan de afzender.

Vervullen van taken zonder vooringenomenheid en geheimhoudingsplicht

Het bestuursorgaan dient zijn taken zonder enige vorm van vooringenomenheid te vervullen. Daarnaast dient het bestuursorgaan er tegen te waken dat personen die tot het bestuursorgaan behorend of die daarvoor werkzaam zijn en die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming kunnen beïnvloeden.

Voorts dient een ieder die in enige mate betrokken is bij de uitvoering van een taak van een bestuursorgaan en daarbij tevens de beschikking krijgt of heeft over gegevens waarvan deze persoon het vertrouwelijke karakter kent of dat redelijkerwijs moet vermoeden en voor wie niet al op basis van het ambt, beroep of wettelijk voorschrift met betrekking tot die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, de geheimhouding van die gegevens te waarborgen. Een uitzondering hierop vormt een wettelijk voorschrift dat die persoon tot mededeling verplicht of uit diens taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Gebruik Nederlandse taal

Bestuursorganen en onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen dienen de Nederlandse taal te gebruiken, behalve als in een wettelijk voorschrift anders is bepaald. Een andere taal mag slechts worden gebruikt als het gebruik daarvan doelmatiger is en als de belangen van derden daardoor niet in onevenredige mate worden geschaad. Bovendien dient de bekendmaking, mededeling of terinzagelegging van schriftelijke stukken ook in de Nederlandse taal plaats te vinden, behalve als redelijkerwijs kan worden aangenomen dat daaraan geen behoefte bestaat.

Elektronisch verkeer tussen bestuursorgaan en burger

In het verkeer tussen een bestuursorgaan en een burger kunnen berichten ook elektronisch plaatsvinden, behalve als in een wettelijk voorschrift is bepaald dat dit niet mogelijk is of als een vormvoorschrift zich verzet tegen elektronische verzending.

Een bestuursorgaan kan een bericht dat tot een of meer geadresseerden gericht is, langs elektronische weg verzenden in zoverre de geadresseerden kenbaar hebben gemaakt dat zij langs deze weg voldoende bereikbaar zijn. Andersom kan een bericht langs elektronische weg naar een bestuursorgaan worden verzonden in zoverre het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg geopend is. Het bestuursorgaan kan overigens nog wel nadere eisen stellen aan het gebruik door middel van de elektronische weg.

Indien het aanvaarden van elektronisch verschafte informatie tot een niet evenredige belasting leidt voor een bestuursorgaan, dan kan deze wijze van informatieverschaffing worden geweigerd door het bestuursorgaan. Bovendien kan een bestuursorgaan een bericht dat elektronisch is verzonden, weigeren in zoverre de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van het bericht niet voldoende is gewaarborgd, gelet op de inhoud en de aard van het bericht alsmede het doel waarvoor het wordt gebruikt. Een dergelijke weigering wordt door het bestuursorgaan zo spoedig als mogelijk aan de afzender meegedeeld.

Als tijdstip waarop een bepaald bericht door een bestuursorgaan langs elektronische weg verzonden is, wordt het tijdstip gehanteerd waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking bereikt waarover het bestuursorgaan zelf geen controle heeft. In het geval dat een bestuursorgaan en een geadresseerde van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking gebruik maken, wordt als tijdstip van verzending het tijdstip gehanteerd waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde.

Als tijdstip van ontvangst van een bericht dat door een bestuursorgaan langs elektronische weg is ontvangen, wordt het tijdstip gehanteerd waarop het bericht het systeem voor gegevensverwerking van het bestuursorgaan heeft bereikt.