Definitie van een aanvraag

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een aanvraag gedefinieerd als ”een verzoek van een belanghebbende, een besluit te nemen”. Volgens deze definitie dient u dus sowieso een belanghebbende te zijn om een besluit (verder te noemen: beschikking) te kunnen aanvragen. De aanvraag kan om een geheel nieuwe beschikking gaan, maar het kan bijvoorbeeld ook een verzoek zijn tot het wijzigen van een reeds bestaande beschikking. 

Een aanvraag om een beschikking moet schriftelijk worden ingediend

Volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dient een aanvraag om een beschikking schriftelijk te worden ingediend. Voor veel aanvragen voor het verkrijgen van een beschikking zijn er speciale (voorgedrukte) formulieren voorhanden die bestuursorganen  (gratis) aanbieden aan burgers. Bij een onvolledige aanvraag kan het betreffende bestuursorgaan besluiten om de aanvraag niet in behandeling te nemen, mits het de aanvrager daarvoor in de gelegenheid heeft gesteld het verzuim te herstellen.

De inhoud van een aanvraag om een beschikking

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is bepaald, welke gegevens de aanvrager om een beschikking in het algemeen zal moeten verstrekken. Zo dient de aanvraag om een beschikking in ieder geval de persoonsgegevens te bevatten van de aanvrager. Het adres dat vermeld moet worden in de aanvraag, hoeft niet per se het adres te zijn waarop de aanvrager woonachtig is of kantoor houdt. De aanvrager kan voor de behandeling van de zaak domicilie kiezen op een ander adres, bijvoorbeeld het adres van een gemachtigde. De aanvrager dient er dan wel rekening mee te houden dat het bestuursorgaan het in het geschrift vermelde adres als correspondentieadres mag gebruiken.

Gegevens en/of bescheiden in een vreemde taal

Een bestuursorgaan is bevoegd een vertaling te verlangen van een aanvraag om een beschikking alsmede van gegevens en/of bescheiden die bij de aanvraag behoren, indien deze stukken in een vreemde taal zijn opgesteld. Als voorwaarde geldt wel, dat een vertaling noodzakelijk is voor een beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking. Hierbij dient in het bijzonder gedacht te worden aan de belangen van eventuele derden wanneer die in de procedure van voorbereiding van de beschikking een rol kunnen spelen. Het bestuursorgaan is bevoegd de aanvraag buiten behandeling te laten, als niet voldaan wordt aan het verzoek tot het bewerkstelligen van een vertaling binnen de daarvoor gestelde termijn.

Bestuursorgaan bepaalt welke gegevens en/of bescheiden nodig zijn

Van geval tot geval zal een bestuursorgaan moeten bepalen welke gegevens en/of bescheiden nodig zijn om een verantwoorde beschikking op de aanvraag te kunnen nemen. Naast het feit dat wettelijk is bepaald welke gegevens nodig zijn, zal de beoordeling van wat benodigd is in het algemeen moeten worden overgelaten aan het bestuursorgaan. Bestuursorganen zijn namelijk verplicht om de nodige gegevens te verzamelen, maar daarbij wel – binnen redelijke grenzen – een beroep kunnen doen op de aanvrager. Het bestuursorgaan mag namelijk geen gegevens opvragen waarin het uit anderen hoofde geïnteresseerd is, maar die voor de beschikking op de aanvraag eigenlijk niet nodig zijn. Het dienen dus gegevens te betreffen die relevant zijn om een rechtens juiste beslissing te nemen.

Aanvrager beschikking verstrekt gegevens die redelijkerwijs te vergaren zijn

Bij beschikkingen op aanvraag kan van de aanvrager worden verlangd, dat de noodzakelijke gegevens die redelijkerwijs kunnen worden verkregen aan het bestuursorgaan worden aangeleverd. Hiermee wordt het verstrekken van informatie bedoeld waaraan een bestuursorgaan niet, of heel moeilijk, aan kan komen. Gegevens die de aanvrager nog niet in bezit heeft, behoeven slechts verzameld te worden indien het redelijk is om dit van deze persoon te verwachten.
Echter, als de aanvrager makkelijker aan de informatie kan komen dan het bestuursorgaan, dan zal de aanvrager daarvoor dienen te zorgen. In jurisprudentie is tevens bepaald dat in het geval een bestuursorgaan voldoende aannemelijk maakt dat de ingebrachte gegevens onjuist of onvolledig zijn, op de aanvrager de plicht rust om de (inhoudelijke) juistheid en/of volledigheid van de ingebrachte gegevens en/of bescheiden voldoende aannemelijk te maken.

Weigeren om vertrouwelijke gegevens te verstrekken

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt de verplichting tot het verstrekken van gegevens en/of bescheiden enigszins genuanceerd. De aanvrager om een beschikking hoeft niet tot het verstrekken over te gaan als daarbij de persoonlijke levenssfeer of bedrijfsgeheimen betrokken zijn. Hiermee worden “gevoelige” gegevens of bijvoorbeeld bedrijfsgeheimen uitgezonderd van de plicht om deze te verstrekken aan het bestuursorgaan, mits het belang van die gegevens voor het nemen van de beschikking niet opweegt tegen het belang voor de aanvrager om die gegevens niet aan het bestuursorgaan aan te leveren.
Een aanvrager die weigert om bepaalde gegevens te verstrekken met een beroep op de bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer, zal in beginsel een uitleg moeten geven van de mogelijke schending in het geval wel de (gevraagde) gegevens worden aangeleverd. Het bestuursorgaan dient namelijk te kunnen beoordelen of de weigering om gegevens en/of bescheiden aan te leveren gerechtvaardigd is. Indien de aanvrager ten onrechte met een beroep op de privacy weigert om de gevraagde gegevens te verschaffen die voor de te nemen beschikking relevant zijn, dan dient het bestuursorgaan de aanvraag niet in behandeling te nemen of af te wijzen.

Aanvraag beschikking bevat onvoldoende gegevens en/of bescheiden

Er is sprake van een “ongenoegzame aanvraag om een beschikking”, indien de aanvrager bijvoorbeeld onvoldoende gegevens en/of bescheiden heeft verstrekt om de aanvraag goed te kunnen beoordelen. De aanvrager die een ongenoegzame aanvraag heeft ingediend, dient echter wel in de gelegenheid te worden gesteld om de aanvraag compleet te maken. Dit dient dus te gebeuren voordat het bestuursorgaan besluit om de aanvraag niet in behandeling te nemen.

De aanvraag om een beschikking alsnog aanvullen

Het bestuursorgaan kan voor het aanvullen van de aanvraag om een beschikking een termijn stellen. Het bestuursorgaan is niet verplicht om aan de aanvrager de gelegenheid te bieden tot het aanvullen van de aanvraag. De ongenoegzame aanvraag kan namelijk ook meteen in behandeling worden genomen. De (inhoudelijke) behandeling kan dan vervolgens leiden tot een honorering van de aanvraag of tot een afwijzing van de aanvraag. Een afwijzing is dus niet mogelijk op de enkele grond dat bepaalde gegevens ontbreken, omdat daarvoor de mogelijkheid tot aanvulling van de aanvraag open staat. Op grond van de zorgvuldigheid moet de aanvrager door het behandelende bestuursorgaan er uitdrukkelijk op worden geattendeerd, dat er een gerede kans bestaat dat de aanvraag buiten behandeling wordt gesteld als de aanvraag niet binnen de daarvoor geboden termijn is aangevuld.

De termijn om de aanvraag om een beschikking aan te vullen

De wet noemt geen termijn waarbinnen het bestuursorgaan om een aanvulling van de aanvraag om een beschikking kan vragen. Het bestuursorgaan kan dus op elk moment tijdens de behandeling van de aanvraag alsnog besluiten tot het laten aanvullen van de aanvraag, indien bijvoorbeeld blijkt dat bepaalde belangrijke gegevens ontbreken. De termijn die het bestuursorgaan heeft om een beschikking te nemen op de ingediende aanvraag, wordt opgeschort met ingang van de dag waarop het bestuursorgaan de aanvrager uitnodigt om de aanvraag aan te vullen tot de dag waarop de aanvraag is aangevuld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Indien een bestuursorgaan pas na afloop van de termijn voor het nemen van de beschikking de aanvrager uitnodigt tot het aanvullen van zijn aanvraag, dan kan de aanvrager een voorziening vragen tegen het bestuursorgaan inzake een “fictieve weigering”.  

Een aanvraag om een beschikking niet in behandeling nemen

Bestuursorganen zijn bevoegd om een aanvraag die niet voldoet aan de wettelijke vereisten voor die aanvraag of als er onvoldoende gegevens en/of bescheiden zijn aangeleverd voor een goede beoordeling van de aanvraag of de voorbereiding van de gevraagde beschikking, niet in behandeling te nemen. Van belang is dat aan een besluit tot het niet behandelen of buiten behandeling laten, dus eerst een verzoek aan de aanvrager is gedaan tot aanvulling van de reeds verstrekte aanvraag en/of de gegevens.
Met een besluit tot het buiten behandeling stellen van een aanvraag, komt er in beginsel een einde aan een besluitvormingstraject. Het ontbreken van gegevens en/of bescheiden kan echter alleen leiden tot het niet in behandeling nemen van de aanvraag, als het onmogelijk is om zonder die gegevens en/of bescheiden op de aanvraag te beslissen. Dit ligt anders als meteen al of bij de inhoudelijke beoordeling van een aanvraag, blijkt dat deze niet voor inwilliging vatbaar is. Het buiten behandeling stellen van een aanvraag om een beschikking is dan niet aan de orde en het bestuursorgaan moet dan overgaan tot een inhoudelijke afwijzing van de betreffende aanvraag.

Bekendmaking van het besluit om de aanvraag niet te behandelen

Het bestuursorgaan dient zijn besluit om een aanvraag om een beschikking niet te behandelen, aan de aanvrager kenbaar te maken binnen vier weken nadat de aanvraag op onvoldoende wijze is aangevuld of nadat de voor de aanvulling door het bestuursorgaan gestelde termijn ongebruikt is verstreken. Indien deze vier weken verstreken zijn, dan mag het bestuursorgaan niet meer besluiten tot het niet meer in behandeling nemen van de aanvraag. In die gevallen zal inhoudelijk op de aanvraag moeten worden gereageerd. Dit is weer anders als het bestuursgaan voor het verstrijken van de termijn voor de aanvulling, die termijn heeft verlengd. 

Behandelen aanvraag om beschikking ondanks verzuim tot aanvulling

Het is denkbaar dat de aanvullende gegevens pas binnenkomen na de termijn die een bestuursorgaan daarvoor heeft gesteld, terwijl het bestuursorgaan nog niet het besluit heeft genomen om de aanvraag niet in behandeling te nemen. Door het verstrijken van de gestelde termijn, kan aldus rechtmatig besloten worden om de aanvraag niet verder te behandelen. In beginsel kan de aanvrager dan een nieuwe aanvraag indienen die wel volledig is. Juist om deze reden zal een bestuursorgaan in de praktijk er meestal voor kiezen om kleine overschrijdingen van de termijn over het hoofd te zien.
In een dergelijk geval moeten de alsnog verstrekte gegevens wel bij de beschikking op de aanvraag betrokken worden. Wanneer een aanvrager het nalaat om zijn aanvraag aan te vullen, is het bestuursorgaan dus niet verplicht tot het buiten behandeling laten van de aanvraag. De bevoegdheid tot het nemen van een inhoudelijke beschikking bij het verzuim aan de kant van de aanvrager om de aanvraag aan te vullen, is dus aanwezig voor bestuursorganen. Overigens staan tegen het besluit tot het niet in behandeling nemen van de aanvraag, de mogelijkheden van het maken van bezwaar en het instellen van beroep open.

Herhaalde aanvraag bij nieuwe feiten en/of veranderde omstandigheden

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is verder geregeld dat een belanghebbende die buiten het geval van bezwaar of beroep aan het bestuursorgaan verzoekt om terug te komen op een ongunstig beschikking in een eerdere aanvraag, verplicht is om nieuw gebleken feiten en/of veranderde omstandigheden te benoemen die tot een gunstiger resultaat kunnen leiden. In het geval dat een belanghebbende dit nalaat, kan het bestuursorgaan volstaan met een afwijzing van het herhaalde verzoek onder verwijzing naar het eerdere beschikking.
Volgens jurisprudentie is een bestuursorgaan niet verplicht om bij gebreke van nieuw gebleken feiten en/of omstandigheden de herhaalde aanvraag af te wijzen. Volgens de hoogste bestuursrechter staat er geen rechtsregel in de weg dat een bestuursorgaan terugkomt van een door hem genomen beschikking dat al definitief is geworden, zelfs als er geen nieuw gebleken feiten en/of veranderde omstandigheden zijn aangevoerd.

Wanneer is er sprake van nieuwe feiten en/of omstandigheden

De aanvrager dient de nieuw gebleken feiten en/of veranderde omstandigheden in de aanvraag te vermelden. Het moet daarbij gaan om nieuwe feiten en/of omstandigheden die van zodanige aard zijn, dat zij tot een andere beschikking aanleiding kunnen geven. Het bestuursorgaan is in dat geval verplicht om de betekenis daarvan te onderzoeken en, zo het de aanvraag niet kan inwilligen, te motiveren waarom de aangevoerde nieuwe feiten en/of omstandigheden niet tot een andere uitkomst hebben geleid. De aanvrager dient uiterlijk in de bezwaarfase nieuw gebleken feiten en/of veranderde omstandigheden aan te voeren.

Nieuw gebleken feiten

Aangevoerde feiten en/of omstandigheden worden niet als nieuw beschouwd, indien deze ten tijde van de vorige beschikking al bekend waren. Daarbij is het overigens niet noodzakelijk dat die feiten en/of omstandigheden dateren van ná het tijdstip van de eerdere beschikking.

Nieuwe argumenten

Nieuwe argumenten zijn op zichzelf staand (nog) geen nieuwe feiten. De argumenten hadden dan eerder moeten worden ingebracht. Dit is uiteraard anders, als de nieuwe argumenten steunen op nieuwe feiten en/of omstandigheden.

Nieuwe aanvraag

De bepaling in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dat “een belanghebbende die buiten het geval van bezwaar of beroep aan een bestuursorgaan verzoekt om terug te komen op een ongunstige beschikking in een eerdere aanvraag, verplicht is om nieuw gebleken feiten en/of veranderde omstandigheden te benoemen die tot een gunstiger resultaat kunnen leiden”, is slechts van toepassing als er sprake is van een nieuwe aanvraag die een herhaling is van een eerdere aanvraag waarop al een beschikking is genomen. Om te kunnen spreken van een herhaalde aanvraag, dient het te moeten gaan om een gelijke aanvraag door dezelfde aanvrager aan hetzelfde bestuursorgaan dat in een eerder stadium op dezelfde rechtsgrondslag een afwijzende beschikking heeft genomen.

Een gelijke aanvraag

In jurisprudentie is bepaald dat bij beantwoording van de vraag of er sprake is van een gelijke aanvraag, van belang is of de herhaalde aanvraag strekt tot het in het leven roepen van hetzelfde rechtsgevolg. Het ging daarbij om twee aanvragen om een bouwvergunning. Het doel van deze aanvragen was bij beide bouwvergunningen gelegen in het verkrijgen van een bouwvergunning voor het uitbreiden van een garage op het betreffende perceel. De bijbehorende bouwtekeningen waren identiek, althans in dezelfde uitvoering en een gelijke maatvoering. Door de indiener van de aanvraag werd gesteld dat het verschil tussen beide aanvragen gelegen was in de wijze  waarop de oppervlakte van de nog te bouwen garage was berekend. De hoogste bestuursrechter was het daar niet mee eens en oordeelde dat er wel sprake was van een herhaalde aanvraag, omdat het om twee identieke aanvragen ging.
In een andere zaak oordeelde het hoogste rechtscollege, dat het niet ging om een herhaalde aanvraag met betrekking tot een verblijfsvergunning. De betreffende vreemdeling deed na een eerdere afwijzende beschikking voor een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, een volgende aanvraag voor een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd. De bestuursrechter bepaalde dat, “indien voor een bepaalde periode om een vergunning of een ontheffing wordt verzocht die enkel voor een andere periode niet is verleend, het dan geen herhaalde aanvraag betreft”.

Dezelfde aanvrager

Bovendien kan pas gesproken worden van een herhaalde aanvraag om een beschikking, indien deze is ingediend door precies dezelfde aanvrager als de oorspronkelijke aanvrager. Het enkele feit echter dat dezelfde aanvraag onder een andere naam is ingediend, betekent niet zonder meer dat geen sprake is van een herhaalde aanvraag. In essentie ging het om een aanvraag voor een bouwvergunning na een eerdere afwijzing van een verzoek voor een vrijwel identiek bouwplan door de zoon van de oorspronkelijke aanvrager. De bestuursrechter meende dat het een herhaalde aanvraag betrof, ondanks verschillende benamingen voor het bouwwerk en een verschil in de tenaamstelling van de aanvraag. Er was geen sprake van een herhaalde aanvraag in een geval waarbij een woning door een belanghebbende in eigendom was overgedragen aan de indiener van de nieuwe aanvraag.

Hetzelfde bestuursorgaan en dezelfde rechtsgrondslag

Bij een herhaalde aanvraag om een beschikking moet het tevens gaan om hetzelfde bestuursorgaan dat eerder heeft beslist op de betreffende aanvraag. Met betrekking tot de rechtsgrondslag is in jurisprudentie bepaald dat een nieuwe aanvraag geen herhaalde aanvraag betreft, indien deze is gebaseerd op een andere rechtsgrondslag dan de eerdere aanvraag.  

Het bestuursorgaan kan de aanvraag vereenvoudigd afdoen

Indien een aanvraag wordt herhaald zonder dat nieuwe feiten en/of omstandigheden worden vermeld, is het bestuursgaan bevoegd de aanvraag eenvoudig af te wijzen onder verwijzing naar de eerdere beschikking. Het bestuursorgaan kan dan wel de aanvrager in de gelegenheid stellen om nieuwe feiten en/of omstandigheden aan te voeren door middel van een aanvulling (compleet maken) van de reeds ingediende aanvraag. Er wordt dan een hersteltermijn geboden om de gebreken in de aanvraag te “repareren”.   

Ambtshalve beschikkingen

Naast het nemen van beschikkingen door bestuursorganen op aanvraag van een belanghebbende, kunnen bestuursorganen ook ambtshalve beschikkingen nemen. Ambtshalve houdt in, dat een bestuursorgaan uit zichzelf een beschikking neemt, dus zonder dat daaraan een aanvraag om een beschikking vooraf gaat. Te denken valt bijvoorbeeld aan het opleggen van een last onder dwangsom of een last onder bestuursdwang zonder dat derden daarom verzocht hebben.